5 redenen om over te stappen naar digitale overeenkomsten

en elektronische handtekeningen

Van vergaderen tot het inwerken van nieuwe collega’s en van brainstorm tot de vrijdagmiddagborrel: alles vindt in het huidige tijdperk via het internet plaats. Zelfs als we vanaf september weer wat vaker naar kantoor kunnen, zal de trend van een digitale, papierloze kantooromgeving zich veelal doorzetten.

Maar als het gaat over het ondertekenen van documenten, dan wordt er nog vaak op de oude manier gedacht. Verkoopcontracten, arbeidsovereenkomsten, inschrijfformulieren of facturen: veel bedrijven geven de voorkeur aan een fysieke krabbel, gezet met een echte pen.


Hoewel het sentiment begrijpelijk is, zorgt zo’n fysiek moment wel voor een hoop inefficiëntie. Uit onderzoek van DocuSign, een bedrijf dat diensten aanbiedt om documenten online te laten ondertekenen, blijkt dat handmatige ondertekenprocessen voor 46 procent vertraging van het opstarten van projecten zorgt.

Ook komt 31 procent van de deals in de problemen doordat papieren niet op tijd of op de juiste manier ondertekend worden. Bij een papierafhankelijk ondertekeningsproces en al het printen, scannen, faxen en overtypen dat daarbij komt kijken, blijkt dat bedrijven per overeenkomst zo’n 33 euro extra kwijt zijn. 

31% van de deals komt in de problemen doordat papieren niet op tijd of op de juiste manier worden ondertekend

Hoe kan het dat teambuilding en vergaderingen inmiddels allang de digitale wereld omarmd hebben en aan steeds minder handelingen op kantoor papier te pas komt, maar het ondertekenen van belangrijke documenten daarbij achterblijft? Voor wie nog niet overtuigd is, hierbij de belangrijkste voordelen op een rij.

1. Het is snel

Je zet je handtekening, dat papier moet verzonden, geprint én teruggestuurd worden. Dat kost niet alleen geld, maar ook een heleboel tijd. Door een simpele digitale handtekening worden documenten binnen een paar uur of zelfs binnen enkele minuten ondertekend. DocuSign, dat met ruim 1 miljoen klanten als Unilever, Salesforce, Facebook en T-mobile werkt, meldt dat 80 procent van de overeenkomsten binnen één dag afgehandeld en 44 procent zelfs binnen een uur.

2. Het is veilig

Uit een onderzoek van DocuSign over de zorgen die bedrijven hebben over het gebruik van elektronische handtekening, blijkt dat 20 procent van de ondervraagden zich zorgen maakt over de beveiliging. Kan een elektronische handtekening immers niet makkelijk vervalst worden?

Nee, luidt het antwoord op die vraag. Voor elektronische handtekeningen bestaan verschillende manieren om de echtheid te verifiëren. Zo kan ingezien worden wanneer het document geopend, bekeken en ondertekend is. Ook kan het IP-adres de ondertekenaar openbaar worden gemaakt of kan deze zich via sms, e-mail of paspoort verifiëren.

Is de handtekening gezet, dan worden alle documenten digitaal verzegeld. Dat geeft onder andere aan dat het document na de ondertekeningsdatum niet meer is aangepast.

3. Het is makkelijk voor jou én je klanten

Moet jouw bedrijf klanten vaak documenten laten ondertekenen? Dan is het wel zo fijn als je het zo makkelijk mogelijk maakt. Ook voor medewerkers werkt het een stuk eenvoudiger als een handtekening binnen enkele klikken geregeld kan zijn. Zij bepalen via een systeem als DocuSign bijvoorbeeld naar welke ondertekenaars ze het document willen sturen en in welke volgorde dit gebeurt.

Klanten kunnen op hun beurt razendsnel reageren. Zit je even niet achter je computer, maar heeft je handtekening haast? Veel services bieden ook een app aan, waarmee je je account verifieert en vervolgens zelfs onderweg je digitale handtekening zet.

4.   Het is minder risicovol

Hoewel digitale ontwikkelingen razendsnel gaan, zijn er nog steeds mensen betrokken bij automatisering en robots. En laten daar nou juist de grootste fouten door gemaakt worden. Zo is het ook met het zetten van handtekeningen: vertragingen, fout gezette signaturen of onvolledig ingevulde documenten komen bijna allemaal op het conto van de mens.

Door documenten digitaal te laten ondertekenen, is het bijvoorbeeld niet mogelijk om een document te versturen als nog niet op iedere plek een handtekening gezet is. Op die manier zorg je ervoor dat teruggestuurde documenten ook écht gebruiksklaar zijn.

5.   Het is officieel erkend

Veel bedrijven vrezen ervoor dat hun elektronische handtekening op het document niet geaccepteerd wordt. Sinds 2016 hoeven bedrijven zich in de Europese Unie nergens meer zorgen over te maken. Toen werd de eIDAS-verordering aangenomen.

Deze verordering onderscheidt drie soorten e-handtekeningen en bepaalt dat deze soorten handtekeningen op documenten tussen Europese landen veilig zijn, aan de wetgeving voldoen en gereguleerd zijn. Een elektronische handtekening is daarmee rechtsgeldig in de lidstaten van de Europese Unie.

Meer weten over DocuSign?