Stop met nutteloze meetings, zo houd je efficiënte vergaderingen waar iedereen zich gehoord voelt

Hoe hoger je functie, hoe meer tijd je besteedt aan vergaderen. Ben je manager? Dan zijn er zelfs dagen dat je van de ene bespreking in de andere rolt. Maar lang niet al die meetings zijn even nuttig en efficiënt. Hoe kun je dat anders aanpakken? En hoe zit het met hybride vergaderingen?

Rob de Haas, vergaderexpert, spreker en auteur van onder andere Praktijkgids online vergaderen. Anders verbinden, beter presteren (2020), denkt dat hybride werken niet zo snel meer zal verdwijnen. Maar deze manier van werken, brengt wel nieuwe uitdagingen met zich mee. Want hoe ga je bijvoorbeeld om met vergaderingen? De Haas deelt zeven tips voor effectief en energiek vergaderen.

1. Bereid meetings goed voor

"Efficiënter vergaderen begint bij nadenken over: waarom deze meeting?” zegt Rob de Haas. "Begin met bedenken welke thema’s er besproken gaan worden en wat dan precies het doel is van elk agendapunt. Moet er een beslissing worden genomen? Wil je gewoon even afstemmen met het team waar iedereen ook alweer mee bezig is? Of is het een brainstorm? Een vergadering zonder doel is gewoon betaald borrelen."

Daarna is het zaak te bedenken wie er precies bij de meeting aanwezig moeten zijn. Maak ook alvast een agenda voor de vergadering en deel ieder onderwerp in in tijdsblokken. "Zo voorkom je dat er een uur gepraat wordt, terwijl het ook in 20 minuten had gekund."

2. Bepaal of de meeting online of offline is

Voor korte overlegjes, om even af te stemmen wat iedereen doet, is het onnodig om in de file te staan of in een volle trein. De Haas noemt dit horizontale meetings – die gaan over hoe, wat, waar, wanneer – en die besprekingen kunnen prima online.

Maar verticale meetings kunnen beter face-to-face plaatsvinden. Die meetings beantwoorden een waaromvraag en hierin worden de belangrijke besluiten genomen. Waarom doen we wat we doen? Doen we het op de juiste wijze? Die meetings hebben meer diepgang en impact op werknemers, omdat bijvoorbeeld processen kunnen veranderen. Dan is het nodig dat je elkaar in de ogen kijkt.

Ook voor brainstorms en creatieve meetings kan het fijn zijn om elkaar live te zien. Al kan bijvoorbeeld de voorbereiding wel weer prima online. Bijvoorbeeld met brainstormtools als Miro en Mentimeter.

Oplossingen voor hybride meetings

Hybride meetings, waarbij een deel van de werknemers thuis is een deel op kantoor, zijn lastiger. Denk daarom na hoe je de meetingrooms op kantoor zo kunt inrichten dat er meer rekening wordt gehouden met externe deelnemers. De tools van HP Presence kunnen hierbij helpen. HP biedt speciaal gebouwde oplossingen voor ruimten, met AI-gestuurde audio (kunstmatige intelligentie) en video van bioscoopniveau. Lees hier meer over de nieuwe samenwerkingstechnologie.

3. Bepaal of je bij de vergadering aanwezig moet zijn

Dat je een uitnodiging krijgt voor een meeting, betekent niet automatisch dat je ook moet komen opdraven, vindt De Haas. “Veel werknemers denken dat ze bij elke vergadering van hun team aanwezig moeten zijn. Maar als je niets kunt bijdragen of opsteken van de meeting, waarom zou je dan gaan?”

4. Nodig niet meer dan zeven mensen uit

Vergaderen met een grote groep werkt niet. “Er zijn dan altijd altijd dezelfde mensen aan het woord en mensen die denken: laat maar, ik kom er toch niet tussen", zegt De Haas. "Ook is de kans dan groot dat er verschillende gesprekken tegelijkertijd ontstaan."

Bestaat het team uit meer mensen? Deel de groep dan op in subgroepjes. Zo gaat het veel makkelijker om te discussiëren en om sneller beslissingen te nemen.

5. Gebruik de mute-knop niet bij online meetings

Wie zijn of haar geluid uitzet, plaatst zichzelf volgens de vergaderexpert buiten de meeting. Ook komen mensen dan in de verleiding om iets anders te gaan doen. Wordt het toch een chaos? Dan betekent het waarschijnlijk dat te veel mensen deelnemen aan de meeting. Of dat de voorzitter geen overwicht heeft.

6. Neem samen een besluit

In veel meetings wordt wel lang gediscussieerd, maar is het achteraf onduidelijk wat er nu precies is afgesproken. Terwijl dat toch het doel is van de meeting; samenkomen om nieuwe inzichten op te doen en zo besluiten te nemen.

Zorg dus dat aan het einde knopen zijn doorgehakt en dat iedereen nu weet wat de actiepunten zijn voor hem of haar. Spreek ook meteen een deadline af voor die actiepunten. Op deze manier werken maakt notuleren overbodig.

7. Evalueer iedere meeting

Blijf na afloop nog twee minuten hangen, om de vergadering te 'ranken'. Welk cijfer, op een schaal van 0 tot 10, gaf je je energieniveau aan het begin van de meeting en hoe voel je je nu? De Haas: "Door te evalueren voorkom je ook dat je steeds dezelfde vergaderfouten maakt. Zorg wel dat iedereen anoniem een cijfers kan geven, want als je ziet dat de baas de vergadering een 10 geeft, durf je geen 3 meer te geven."

Bonustip: Ontdek meer over efficiënt hybride werken op het HP Work Happy Event

Op 27 september gaan we bij Strandzuid in Amsterdam tijdens het HP Work Happy Event in op de kansen, oplossingen en mogelijkheden van hybride werken en hoe deze trend resulteert in Happy Work.

Samen met ondernemers en experts als Mark Tigchelaar (CEO van Focus Academy), Maartje Wolff
(oprichter van Happy Office) en Michiel Meyer (CEO Workwize) bespreken we hoe hybride werk je
werkgeluk kan vergroten en met welke tools je altijd betrokken blijft.

Join us op 27 september van 15:15u tot 18:30u om onder genot van een drankje te netwerken en de mogelijkheden te ontdekken die het hybride werken bedrijven biedt.

Je kan zowel online als live bij het gesprek aanschuiven via onderstaande link: