In 15 minuten een handtekening? 7 contracten die je veilig en rechtsgeldig online kunt afhandelen

Het papierloze kantoor was al een tijd voor de pandemie goed op weg om ingevoerd te worden. Veel zaken worden afgehandeld via e-mail en documenten opgeslagen in de Cloud, maar er lijkt een hardnekkige uitzondering waar nog wel vaak naar papier wordt gegrepen: het ondertekenen van documenten.

Dat terwijl er ook daarvoor een prima digitale oplossing is. Het digitaal ondertekenen van documenten zorgt ervoor dat organisaties en personen sneller tekenen, processen beter gestroomlijnd worden en dat er minder menselijke fouten in het proces sluipen.

Bovendien is het veilig door verschillende checks en activiteitenlogboeken én heeft de Europese Unie met de eIDAS-verordening al sinds 2016 geregeld dat elektronische handtekeningen op documenten tussen twee Europese landen veilig zijn, aan de wetgeving voldoen en gereguleerd zijn.

Hoewel vrijwel alle documenten digitaal ondertekend kunnen worden, zijn er een aantal die veel voorkomen in bedrijven en makkelijk én legaal kunt afhandelen met een paar simpele klikken.

1. Offertes

Als je veel met de overheid samenwerkt ben je bekend met offertes, maar ook in andere sectoren worden de documenten veelvuldig ingezet. Als verschillende bedrijven hetzelfde project proberen binnen te halen, zetten ze allemaal details van het project op papier om het contract te winnen.

Hoewel het geen officieel contract is, zijn offertes wel degelijk van een handtekening voorzien. Ook kan het bedrijf dat het project uitschrijft vragen aan leveranciers om hun handtekening te plaatsen, zodat ze zeker weten dat het beloofde ook geleverd kan worden.

2. Geheimhoudingsverklaringen

Veel bedrijven die met vertrouwelijke informatie werken, maken gebruik van geheimhoudingsverklaringen. Hierin staat dat informatie of ideeën alleen op vertrouwelijke wijze mogen worden gedeeld.

Geheimhoudingsverklaringen zijn bij uitstek geschikt voor digitale handtekeningen, omdat het document naar alle partijen tegelijkertijd verzonden kan worden. Geen eindeloze wachttijden en papieren documenten verzenden naar verschillende ondertekenaars, maar voor iedereen hetzelfde document dat automatisch update als iemand zijn e-handtekening gezet heeft.

3. Baanaanbiedingen en arbeidscontracten

Na vele sollicitatierondes heb je de juiste kandidaat gevonden voor de baan. Een mooi moment, dat je graag samen zou willen vieren. Maar in tijden van corona iemand naar kantoor laten komen voor het ondertekenen van een document? Dat is niet nodig.

Of het nou gaat om de aanbieding, waarin je details over de functie bespreekt en die ondertekend toegevoegd wordt aan het arbeidscontract, of het uiteindelijke contract waarin rechten en plichten besproken worden: het kan digitaal. Het eerste proces dat je met je nieuwe medewerker hebt, loopt op die manier een stuk soepeler en efficiënter. Een goede eerste indruk dus.

4. Huurovereenkomsten

Of het nou gaat over contracten met een leasemaatschappij of de huur van een kantoorpand: huurcontracten zijn makkelijk en snel digitaal te ondertekenen. Behalve de efficiëntie van het hele proces, is er een belangrijker punt: elektronische handtekeningen houden juridisch net zoveel stand als fysieke exemplaren.

De regels van de Europese Unie om digitale handtekeningen tussen twee Europese landen rechtsgeldig te maken, zijn ook van toepassing op ondertekende documenten in een Europees land. Er is nadrukkelijk bepaald dat 'een elektronische handtekening louter op grond van het feit dat de handtekening in elektronische vorm is, geen rechtsgevolgen, rechtsgeldigheid of afdwingbaarheid mag worden ontzegd.' Een elektronische handtekening is daarmee net zoveel waard als een fysieke krabbel, mocht er ooit iets misgaan.

5. Financiële documenten

Banken en andere financiële instellingen streven steeds vaker naar papierloze processen, maar kredietovereenkomsten of het openen van een bankrekening vraagt wel altijd om een handtekening. Online ondertekenen is dus bijna onmisbaar in deze sector. Over veiligheid hoeft men zich weinig zorgen te maken: financiële dienstverleners zijn aan strenge verificatieprocedures gebonden om na te gaan wie de handtekening gezet heeft en of deze echt is.

6. Salescontracten en inkooporders

Snelheid speelt een belangrijke rol bij salescontracten en inkooporders: hoe sneller de deal gesloten is, des te sneller kan men beginnen met het leveren van diensten of producten. Uit onderzoek van DocuSign, een bedrijf dat oplossingen voor digitaal ondertekenen aanbiedt en met meer dan één miljoen klanten als Apple, Salesforce, Facebook en T-mobile werkt, meldt dat 80 procent van de overeenkomsten binnen één dag afgehandeld en 44 procent zelfs binnen een kwartier. Wel zo handig, als sneller zaken doen betekent dat je eerder aan de slag kan.

7. Raamovereenkomsten

Een goede klantrelatie wordt allang niet meer beklonken met een handdruk: een raamovereenkomst biedt uitkomst om voor een langdurige klantrelatie de voorwaarden op papier te zetten. Beide partijen zetten daar vervolgens hun handtekening onder. Om papieren die lang onderweg zijn te voorkomen én geld te besparen op papier, print en verzendkosten, is het wel zo handig om dat digitaal te doen. Zo hebben beide partijen direct een rechtsgeldige, digitale kopie.

Meer weten over digitaal ondertekenen met DocuSign?

Probeer dan hier de gratis proefversie van eSignature