Op afstand en toch dichtbij: waar je op moet letten als je werknemers over de hele wereld werken
Sinds de coronapandemie is remote werken bij veel bedrijven heel normaal geworden. Maar hoe zorg je dat het allemaal soepel loopt, dat iedereen doet wat-ie moet doen en dat het ook nog een beetje gezellig is? Vier ervaringsdeskundigen aan het woord.
Casper Schunselaar: ‘Je moet wel rekening houden met cultuurverschillen’
Dat Your International, het bedrijf van Casper Schunselaar, internationaal georiënteerd is, zal niemand verbazen. Zijn corebusiness bestaat uit zakelijke vertalingen en daar heb je natuurlijk voldoende native speakers voor nodig – op dit moment zo’n 120 freelancers. Ze pakken vrijwel elke taal op, of klanten nou iets van het Fins naar het Arabisch of van het Engels naar het Duits vertaald willen hebben.
Aan het soepel op afstand samenwerken ging wel een bepaalde leercurve vooraf. Schunselaar: “Ik heb geleerd actief aandacht te besteden aan het motiveren van mijn mensen, ze iets meer te pamperen, zodat ze zich betrokken blijven voelen. En cultuurverschillen tellen ook: bij een Nederlander die tegenover je op kantoor zit kan je prima heel direct zijn, bij mijn team in Japan gaat dat niet op. Daar speelt de sociale component – vragen hoe het met hun gezin gaat bijvoorbeeld – een veel belangrijkere rol, en moet ik omzichtiger te werk gaan.” Een bedrijfsuitje zit er niet in, maar hij staat wel altijd stil bij professionele mijlpalen, bijvoorbeeld als iemand een bepaald aantal vertaalde woorden heeft aangetikt.
Voor een zelfbenoemd workaholic als hij is het werken door alle tijdzones heen best een voordeel: “Wanneer ik wil werken, kan ik werken. Bij ons zitten niet alleen mijn mensen over de hele wereld, maar ook mijn klanten. Ik heb moeten leren accepteren dat iemand soms gewoon even moet wachten tot ik wakker ben en antwoord kan geven.”
Karim Akhlal: ‘Als je over de hele wereld naar personeel kan zoeken, is er geen schaarste’
Toen Karim Akhlal in 2015 met zijn bedrijf Recrout begon, móest hij wel buiten de grenzen zoeken: hij had een goede developer nodig, maar gesprekken in Nederland liepen op niks uit. Via via kwam hij uit bij zijn huidige lead developer, met wie hij dus al zeven jaar samenwerkt: hij vanuit Hoofddorp, zij vanaf Mauritius. Ze hebben elkaar nog nooit ontmoet, hoewel hij er niet aan twijfelt dat dat ooit gaat gebeuren. Akhlal: “Ze komt binnenkort naar Europa, dan is er misschien een mogelijkheid. Maar ik zou een reisje naar Mauritius ook niet verkeerd vinden.”
De rest van zijn team bevindt zich in Nederland, Oekraïne en India. Samen maken ze intelligente, datagedreven recruitment-software, gebaseerd op persoonlijkheid en competenties, “en niet op zoiets nietszeggends als een cv.” Binnenkort sluiten hier in Nederland nog twee collega’s aan voor sales en marketing. “Met hen ga ik het liefst wel op kantoor zitten, want dat is toch makkelijker. Niet vanuit controle, maar om elkaar te motiveren, en flow te creëren.”
Want hoe blij hij ook is met zijn team nu – allemaal toegewijde freelancers -, hij heeft aan den lijve ondervonden dat het niet altijd vanzelf gaat. “Je wilt mensen vertrouwen, maar soms blijkt toch dat ze niet doen wat ze moeten doen, of niet de kwaliteit leveren die je zou mogen verwachten. Ik heb dus moeten leren om makkelijker afscheid te nemen van mensen – als het in de proeftijd niet blijkt te werken, ga ik snel op zoek naar de volgende kandidaat. Als je je niet tot Nederland hoeft te beperken, is het veel makkelijker iemand te vinden.”
Wel blijft hij graag min of meer binnen dezelfde tijdzone. Akhlal: “Een uurtje of twee verschil maakt echt niet uit, maar als je een halve of zelfs hele dag voor- of achterloopt, verlies je tijd. Als het ergens scheefloopt, duurt het lang voordat je het samen kunt oplossen. En het contact blijft oppervlakkiger, omdat je de hele tijd langs elkaar heen mailt en nooit even lekker uitgebreid kunt Skypen of chatten.” En dát is een afstand tot je team die je echt niet kunt gebruiken.
5 tips voor leidinggeven op afstand
1.Het draait om overzicht
Overzicht houden is sowieso vrij essentieel voor managers, maar helemaal als je team niet fysiek aanwezig is. Vraag jezelf af: hoe doe je dat als mensen wél bij je op kantoor zitten? Dan kijk je toch ook niet de hele tijd over hun schouder mee? In plaats daarvan zorg je dat je medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt, maak je resultaten meetbaar en check je regelmatig hoe projecten zich ontwikkelen. Dat werkt op afstand niet anders – en is misschien wel nog belangrijker.
2.Motiveer je medewerkers
Haalt je team uitstekende resultaten? Vier dat dan. Zet tijdens vergaderingen de camera aan – niet uit controledrang, maar voor het persoonlijke contact. Bel regelmatig op voor een one-on-one en vraag dan door hoe het écht gaat. Zorg voor een communicatiekanaal waar ruimte is voor grapjes en koffieautomaat-gesprekken. En organiseer – indien mogelijk – met regelmaat een fysieke teambijeenkomst. Oprechte sociale interactie is en blijft waardevol.
3. Geef vrijheid en vertrouwen
Een voordeel van remote werken is dat je meer vrijheid hebt om je eigen dag in te delen. Gun je team dan ook dat genoegen en vertrouw erop dat ze hun werk goed en op tijd afronden – ook als ze een keer net een wandelingetje maken als jij iets wil bespreken of thuis tussen het werk door een brandje blussen. Let op: voor managers is die vrijheid juist net iets kleiner. Je mensen moeten bij je terecht kunnen met vragen en voor overleg. Als ze voortdurend op je moeten wachten, vertraagt het proces.
4. Selecteer op proactiviteit
Je kunt natuurlijk niet altijd aanwezig zijn, en bij leidinggeven op afstand geldt dat nog net wat meer – zeker als er een tijdsverschil meespeelt. Dan is het dus extra belangrijk dat je medewerkers uitzoekt op hun persoonlijkheid en competenties, bijvoorbeeld hoe initiatiefrijk ze zijn.
5. Wees je bewust van culturele verschillen
Je Amerikaanse collega is misschien veel hiërarchischer management gewend, terwijl je Japanse medewerker je Hollandse directheid als grof ervaart. Werken je mensen op afstand, verdiep je dan ook echt in de werkcultuur aldaar, zodat je snapt welke verwachtingen op de achtergrond mee kunnen spelen. Moedig teamleden aan om daarover kennis met elkaar te delen, zodat je begrip kweekt en miscommunicatie voor bent.
Adriaan Hogervorst-De Jong: ‘Ik heb nog nooit nee gezegd als iemand een tijdje weg wilde’
Goed communiceren is key als een deel van je team op afstand werkt, zegt Adriaan Hogervorst-De Jong, head of marcom bij camperverhuurplatform Goboony. Avontuur zit de inmiddels 100 medewerkers in het bloed, en met teams in zes verschillende Europese landen werkt iedereen automatisch op afstand. Maar er is het management veel aangelegen om die afstand regelmatig te overbruggen. Virtueel – “Ik bel al mijn teamleden iedere maand op voor een uitgebreid een-op-eengesprek” – maar ook letterlijk: “Twee, drie keer per jaar komen we ergens in Europa een week lang allemaal samen, soms op een camping, soms in een stad. Het bedrijf groeit snel, en we vinden het belangrijk dat iedereen elkaar leert kennen, ook al werken we een paar honderd kilometer bij elkaar vandaan.”
Net als bij Recrout ligt ook voor Goboony de focus op selectie van de juiste mensen. “We hebben een recruiter die precies weet waar we voor staan en wie we zoeken. Die doet een eerste screeningcall, en daarna volgen nog drie gesprekken. Bij de laatste daarvan is altijd één van onze oprichters aanwezig, om te kijken of er ook echt die culturefit is, of de kandidaat een A-player is. Die investering in tijd, betaalt zich uit in het feit dat we nooit mis-hires hebben gehad.”
En als die A-player dan gevonden is, kan die rekenen op een enorme hoeveelheid vrijheid. Aan een vast aantal vakantiedagen doen ze niet, hoewel het er minstens 25 moeten zijn. En de combinatie werken en reizen wordt gestimuleerd. Hogervorst-De Jong: “Als iemand opbelt en zegt dat-ie de komende maand vanuit Parijs wil werken, is dat geen probleem. Ik heb nog nooit nee gezegd. Het is voor iedereen in mijn team volstrekt duidelijk wat er van ze verwacht wordt, en de mensen die we aannemen zijn zo initiatiefrijk dat ze meestal nog wel een stapje harder lopen dan dat.”
Cherelle de Graaf: ‘Volgende week werk ik vanuit Italië, vanaf oktober vertrek ik naar Kaapstad’
Cherelle de Graaf, content marketeer in het team van Adriaan Hogervorst-De Jong, is daarvan een goed voorbeeld. “Ik heb het idee dat ik zoveel krijg, dat ik ook graag net wat extra’s wil doen voor het bedrijf.”
Ze werkt nu zo’n twee jaar voor Goboony. “Ik zou in het voorjaar van 2020 met een camper door Australië gaan reizen. Ik had m’n baan en de huur al opgezegd, maar toen ging het allemaal niet door vanwege corona. Ik moest als een malle op zoek naar nieuw werk. Dat ik toen deze functie bij Goboony tegenkwam voelt echt als een cadeautje.”
Want de vrijheid die ze in Australië hoopte te vinden, vindt ze nu in haar werk. “Ik ga volgende week met vier collega’s een week naar Italië om vanuit daar samen te werken. In september spreken we weer af met het hele bedrijf, en vanaf oktober ga ik een paar maanden naar Kaapstad.”
Nadelen van het remote werken kan ze niet echt verzinnen. “Behalve dat mijn vrienden en familie weleens zeuren dat ik nooit in Nederland ben. Maar uiteindelijk hebben zij er ook voordeel van, want als er bijvoorbeeld iemand ziek is, kan ik ook gewoon een weekje bij diegene gaan logeren om daar elke avond te koken, en overdag vanaf daar werken.”
Hoe groot je bedrijf ook is, American Express biedt jou als ondernemer flexibele betaaloplossingen. Betaal je bedrijfsuitgaven zoals zakenreizen, software-abonnementen en online advertenties veilig en snel met een American Express® Business Card en vind ze terug in één duidelijk maandelijks rekeningoverzicht.
Zo houd je grip op je financiën en profiteer je van een uitgestelde betaling. Voor elke besteding met je kaart ontvang je bovendien Membership Rewards punten. Vergelijk de kenmerken en voordelen van verschillende Business Cards, en vind hier de kaart die het beste past bij jouw bedrijf.
Built with Shorthand