Zo creëer je een slimmere werkomgeving - net zoals VodafoneZiggo in het nieuwe, Utrechtse kantoor
De kans dat jouw kantoor er op dit moment al compleet anders uitziet dan pakweg tien jaar geleden is groot. Met je laptop onder je arm werk je misschien wel waar en wanneer je wilt.
Het kantoor van nu moet dus ook aan een nieuwe set voorwaarden voldoen. Huidige en toekomstige werknemers verwachten méér dan een verzameling flexplekken en laptops. Idealiter is het een inspirerende werkplek waar je graag komt en die aantrekkelijk genoeg is om talent uit de markt te trekken. Dit jaar zullen er naar verwachting één miljoen vacatures ontstaan op de toch al krappe arbeidsmarkt. Dan kan een fijne werkplek het verschil maken.
Andere eis? Duurzaamheid. Steeds meer ondernemingen zijn met dit onderwerp bezig en vanaf 2023 verwacht ook de overheid dat bedrijfspanden groter dan honderd vierkante meter een energielabel C hebben. Door te innoveren kun je aan deze eis voldoen. Naast dat het je ecologische voetafdruk als bedrijf verkleint, kun je door te innoveren ook besparen op kosten.
'Het nieuwe kantoor was dé uitgelezen kans om hands-on te ervaren hoe het is om IoT en Smart Working-oplossingen toe te passen in de werkomgeving'
Hoe krijg je dit alles voor elkaar? Simpel: met het internet der dingen. Communicatie tussen ‘dingen’, zoals een slimme energiemeter in je kantoor of technologie om je logistiek van minuut tot minuut in de gaten te kunnen houden. Een partij die daar over mee kan praten is Vodafone, wereldwijd leider op het gebied van Internet of Things (IoT).
Toen Vodafone met Ziggo fuseerde in 2017 was het ook niet meer dan logisch dat het haar eigen kennis en technologie zou inzetten voor een nieuwe kantooromgeving. Die kwam er. De kantoren uit Utrecht en Amsterdam gingen samen verder in het Utrechtse Hoog Catharijne. Een logische keuze: centraal gelegen en met genoeg plek. In totaal telt het pand 16.000 vierkante meter. Ongeveer 1.400 medewerkers kunnen er werken.
In het kantoor boven het winkelcentrum vind je diverse IoT-oplossingen. Vodafone is zelf dagelijks bezig bedrijven te helpen bij de ontwikkeling van IoT-toepassingen in hun organisatie. Denk daarbij aan het monitoren van logistieke stromen door een bedrijf, maar ook energiemanagement.
Het nieuwe kantoor was dan ook dé uitgelezen kans om hands-on te ervaren hoe het is om IoT en 'Smart Working'-oplossingen toe te passen in de werkomgeving. De term ‘slim werken’ houdt in dat je overal kunt werken, waar en wanneer je maar wilt. Dat werknemers waarde kunnen toevoegen aan hun organisaties, ongeacht hun geografische locatie of uur van de dag. En dat heeft zijn voordelen, voor de werknemer, werkgever en de samenleving.
Ongeveer 5 miljard euro kan er ontsloten worden door een groter deel van de Nederlandse beroepsbevolking over te zetten naar slimme werkconcepten, zo blijkt uit onderzoek van Vodafone en EY. Maar de grootste profiteur is de werknemer, die vaak productiever is en minder hoeft te reizen.
Kijk binnen om te leren van Vodafone en te zien hoe je zelf je pand slimmer, energiezuiniger en kostenbesparend kunt inrichten met IoT. De drie belangrijkste elementen van het slimme gebouw:
'Om energie en kosten te besparen, kunnen we er bijvoorbeeld voor kiezen om een verdieping waar niemand is niet van elektriciteit te voorzien'
2.000 sensoren
“We hebben tijdens de opbouw van ons kantoor het hele gebouw voorzien van 2.000 sensoren”, vertelt Jan Willem de Beaufort, manager strategy voor de zakelijke markt en betrokken bij de ontwikkeling van het gebouw. De 1000 NB-IoT-sensoren in bureaus en 1000 in het plafond verzamelen data over hoe het pand wordt gebruikt.
Dataplatform
Een speciaal IoT dataplatform werd opgetuigd om alle data uit de sensoren te verzamelen, te verwerken en terug te geven aan de gebruikers van het pand. De Beaufort: “Zo kan het systeem zien wanneer het rustig is in het gebouw. Om energie en kosten te besparen, kunnen we er bijvoorbeeld voor kiezen om een verdieping waar niemand is, niet van elektriciteit te voorzien en de verlichting te doven.”
User interface
Om ervoor te zorgen dat ook de gebruikers optimaal van de innovaties kunnen genieten werd er een user interface gebouwd voor facility management én een informatieportaal en app voor medewerkers van het pand.
Hoe ziet dat alles bij elkaar eruit?
Nu alle voorbereidingen zijn getroffen kan het innoveren pas echt beginnen. De centrale vraag in het nieuwe pand de afgelopen maanden: hoe kan Vodafone het gebruik optimaliseren aan de hand van ervaringen van medewerkers?
Fase een: Navigeren
Medewerkers kunnen nu al volop gebruikmaken van navigatie door het pand en het boeken van ruimten. Dat kan via een speciale app of de schermen die je op verschillende plekken in het pand vindt.
Fase twee: Optimalisatie
Fase twee bestaat uit het optimaliseren van het gebruik van het gebouw. Dankzij de IoT-oplossingen kan VodafoneZiggo beter de energie managen en wordt ondersteunend personeel beter en efficiënter ingezet.
Zo kan de catering binnenkort dankzij de IoT-toepassingen zijn inkoop aanpassen op de hoeveelheid mensen die aan het werk zijn. Maar ook facilitair biedt IoT een oplossing. Is een vergaderruimte een aantal dagen niet gebruikt, dan kunnen de schoonmakers deze mogelijk overslaan. Dat scheelt tijd en geld.
Zelfs de handdoek- en zeepdispensers zijn uitgerust met IoT-sensoren. Zo weten de schoonmakers in de toekomst precies wanneer de houders aangevuld moeten worden. Dit alles gaat via een open API zodat systemen makkelijk aan elkaar gekoppeld kunnen worden.
Fase drie: Medewerkers toegang geven tot voor hen relevante informatie
Ook wordt het straks makkelijker om je collega’s te vinden in het gebouw dankzij de tracker in de app, legt De Beaufort uit. Zo zie je ‘s ochtends bij aankomst meteen waar jouw team aan het werk is. En wil je even elders in stilte werken, dan kun je dit ook via de app aan je collega’s laten weten. Dat scheelt een hoop stress.
Bij het ontwikkelen van de app is rekening gehouden met de privacy van de gebruikers. Werknemers kunnen zelf aangeven of ze bijvoorbeeld via de app gevonden willen worden op de werkvloer. “Je kiest zelf of, en met welke collega’s, je deze informatie deelt via een opt-in”, aldus de expert.
De Beaufort over de Smart Working-oplossing: “Omdat het systeem straks weet waar je bent, kan het via de app en de beeldschermen in het pand ruimtes in de buurt aangeven die vrij zijn zodat je niet het gebouw door hoeft op zoek naar die ene vrije ruimte. En ruimtes die geboekt zijn, maar niet gebruikt, worden na verloop van tijd weer vrijgegeven.” Allemaal zaken die bijdragen aan positieve, gelukkige werknemers.
Met deze techniek kan VodafoneZiggo na een tijdje voorspellingen doen over hoe druk het wordt in het gebouw. Komen er weinig medewerkers naar kantoor? Dan hoeft de catering minder in te kopen of uit de koeling te halen. Wederom een kostenbesparing die ook nog eens voedselverspilling tegengaat.
Zelf met IoT aan de slag?
Volgens De Beaufort is het niet lastig om met IoT in je bedrijfspand aan de slag te gaan: “Het maakt niet uit hoe groot je bedrijf is. Ga eerst na wat je doelstellingen zijn. Overleg met je werknemers waar hun Smart Working-behoeftes liggen.”
Zijn advies aan andere bedrijven: “Kijk binnen je onderneming hoe je IoT kunt inzetten en bespreek met elkaar waar de knelpunten zitten. Ben je op zoek naar kostenbesparing of wil je de tevredenheid onder medewerkers verbeteren? Maak het menselijk! Schrijf een businessplan over welke problemen je wilt oplossen.”
“Maak je businesscase zo breed mogelijk. Met een mix van harde en zachte doelstellingen. Denk bijvoorbeeld aan energie besparen én een hogere engagement en productiviteit onder medewerkers.”
Werk vervolgens stapje voor stapje naar dat grotere doel toe, is zijn advies. Focus je als eerste op een heel concrete use case, werk die uit en bouw hier op door. De Beaufort: “Onze ervaring is dat die opvolgende use cases zich natuurlijk ontwikkelen op basis van de ervaringen die je opdoet met de eerste use case.”
Starten met IoT is niet moeilijk, als je maar begint. Bekijk ook dit stappenplan voor inspiratie. Vodafone heeft talloze experts op het gebied van IoT die jou kunnen adviseren in hoe je jouw kantoor, of bedrijf, zo slim mogelijk inricht.
Dit is het veertiende artikel in een reeks over IoT in samenwerking met Vodafone.
Bij Vodafone draait het Internet of Things niet alleen om things, maar vooral om mensen en de dingen die zij ermee doen. Of het nu gaat om slimmer en efficiënter werken, kosten besparen in je dagelijkse productie of een disruptief product lanceren: het Internet of Things van Vodafone maakt het mogelijk. Begin vandaag nog op vodafone.nl/iot.
